您为您的牙科诊所的良好声誉和精益求精的承诺感到自豪。你的才华横溢、充满激情的员工为你留下了令人印象深刻的业绩。他们的辛勤工作使你的办公室运转顺利。他们会发现，在员工手册中提到的明确协议的指导和支持下，他们更容易实现高期望——这是促进有效办公室管理的关键资源。
根据美女DuCharme作为一名认证的牙科实践管理管理员和牙科顾问，战略办公室管理是至关重要的，因为“牙科已经成为一个对患者的整体健康很重要的综合医疗保健系统。”
当所有员工都了解你的诊所的使命和他们在促进病人健康和幸福方面的强大作用时，他们更有可能以一种积极的方式表现自己，反映你的办公室。
员工手册提供了一个很好的机会，概述具体的期望和你的一般理念，作为一个牙科诊所。不幸的是，这份文件的全面性——以及它在遵守各种联邦和地方法律方面的作用——可能会使开发如此广泛的资源的前景令人生畏。DuCharme提到，很少有牙医“有时间或专业知识来制定员工政策手册”，特别是如果他们希望这些手册遵守复杂的法律要求的话。额外的资源往往是必要的。
为了提供帮助，我们强调了您可能希望在您的实践手册中涵盖的几个主题。我们还将指导您使用模板和示例，演示各种牙科诊所的政策如何发挥作用。
在牙科诊所的政策和程序中需要考虑的11个关键主题
无论您的业务规模或方法如何，必须从一开始就清楚地概述期望，以确保所有员工都了解他们应该如何表现自己。对于您的牙科诊所的核心理念和文化，不应该有任何疑问。工作人员还应了解如何促进遵守重要立法，例如《健康保险可携性与责任法案》(HIPAA)和职业安全与健康管理局(OSHA)标准。
所有这些都可以通过一份详细的员工手册来完成。本参考资料提供了期望、策略和过程的全面概述。它不仅为您的员工提供职业成功所需的指导，而且您的手册对于实现法律合规是必不可少的。随着加州牙医协会指出，“符合法律规定的手册可以帮助你避免诉讼。”
虽然牙科诊所手册中引用的确切主题可能因实践而异，但以下是最重要的:
主题1:任务陈述
考虑在手册的开头说明你的诊所的使命或护理理念。这可以是简单而简洁的。在新泽西牙科协会的样本手册例如，使命陈述示例引用了一种实践，“存在的目的是及时有效地为患者提供高质量的牙科护理。
主题#2:HIPAA合规
HIPAA是牙科诊所政策中最重要的主题之一，它决定了在何种情况下如何处理预先决定、治疗授权请求或电子索赔。
尽量制定足够详细的政策，以便所有工作人员都了解如何保护受保护的健康信息(PHI)。员工可能还需要了解提醒病人注意办公室隐私惯例的协议。此外，它们可能需要对诸如更新之类的功能进行指导社交媒体页面，因为这些内容还必须保护HIPAA中概述的患者隐私。
主题#3:OSHA合规
OSHA的牙科实践指南本质上不是监管，而是提供了“现有强制性安全和健康标准”的宝贵提醒。除了遵循牙科的适用规则，你还可以保护你的员工，并帮助他们互相保护——通过遵守一般的行业标准，解决暴露于“众多生物、化学、环境、物理和心理工作场所危害”的问题。
你的手册可能会解释你打算如何保护员工，根据OSHA和你所在州劳工部的规定。许多牙科诊所手册都引用了重要的osha相关文件，如感染控制协议或暴露控制计划。解释谁负责审查和更新这些计划也很有帮助。通常，这一责任落在合规官的肩上。
议题4:预防歧视和骚扰
不幸的是，歧视和骚扰仍然是一些牙科诊所的重大问题。强有力的政策可以防止有害文化的形成，同时还可以提醒员工在发生问题事件时需要及时报告。
考虑在你的工作手册中加入以下内容:
- 一份证明你的牙科诊所是一个机会均等的雇主的声明。
- 关键术语的定义，如性骚扰。
- 向管理层报告可疑骚扰的规程。
- 保证牙科诊所举报骚扰的雇员不会受到报复措施的影响。
- 对骚扰举报进行调查和跟进的政策。
- 提到可能的纪律措施，如解雇违反反歧视和反骚扰政策的员工或患者。
主题5:日程安排和出勤
员工手册的这一部分可能会概述日程安排是如何进行的，什么时候缺勤是可以接受的，以及如果员工无法按时或根本无法到班，他们该如何应对。你的手册可能还会提到联邦法律规定的员工休息的权利，以及提供带薪或不带薪的午休时间。
考虑一下如何确定时间表，以及如果主管牙医因为专业会议或假期需要离开时会发生什么。让员工知道他们什么时候可以享受带薪假期，以及其他带薪假期将如何处理。
休假政策在某种程度上可能取决于工作人员是全职还是兼职。无薪休假和丧亲假或法庭假的安排也可在本节中加以说明。
加班政策是员工手册的重要组成部分。考虑参考《公平劳动标准法》(FLSA)中非豁免员工的权利，特别是当这些员工在特定工作周内工作超过40小时时。您的手册可能还会突出说明哪些员工没有加班费，例如某些行政人员。
话题6:薪水和福利
员工们想知道他们的工作何时以及多久能得到补偿。你的办公室手册可能还会说明如何扣除所得税、社会保险、伤残保险和失业保险。也可以包括所提供福利的简要摘要。
议题7:自愿和非自愿终止协议
如果员工自愿选择离开你的诊所，他们应该如何继续?考虑一下你理想的提前通知的时间安排。例如，许多牙科诊所采用普遍接受的标准，要求离职前两周通知。
非自愿终止的可能性也必须加以处理。你的诊所是随意雇主吗?如果是这样，这对工作人员意味着什么?这些信息可以通过提到您的企业有权在任何时候终止雇佣来覆盖。你的员工手册也可能会提到一些可能导致解雇的情况，特别是如果反复出现这种情况。
主题8:着装规范
从打造品牌到保持高效的工作环境，甚至促进卫生和安全，牙科诊所的着装规范可以发挥许多重要作用。试着在明确期望的同时提供一定程度的自主权，这样员工就可以自己做决定。
诸如“专业的”和“精心打扮的”这样的形容词会有所帮助，但员工们对这些描述词的理解可能不同。相反，要谈细节:你需要在定义可接受的着装和避免任何可能被视为歧视的着装之间谨慎地取得平衡。
在为身体穿孔和纹身设定标准时要小心。虽然这些在工作中已经变得越来越普遍，但许多牙科诊所仍然倾向于限制能见度，希望保持专业的氛围。如果您采用这种保守的方法，请充分明确限制，并注意执行的一致性。
让员工知道，如果有任何关于特定服装是否合适的问题，欢迎他们向管理层询问反馈。
主题#9:策略实施
当工作人员不遵守你的执业规则时会发生什么?你可能认为纪律处分是必要的，但请记住:有效的执法始于明确的指导方针。员工不能遵守根本不存在的规则，或者他们很难理解的规则。
除了概述上述广泛关切事项的政策和程序外，还应考虑解释执法程序。如果员工违反关键政策会发生什么?如果他们发现其他员工有违规行为，他们该如何应对?
詹妮弗·舒尔茨告诉我们营销公司Delmain“执行是实现你想要的实践的缺失环节。只有当你清楚自己的目标、实现目标的策略、每天沟通的机会以及对彼此负责的时候，执行力才会发生。”
牙科诊所手册中提到的执法范围可能包括:
- 歧视:基于种族、宗教、性别、性取向、残疾或年龄的歧视
- 性骚扰，如不受欢迎的身体或言语行为
- 在病人病历中提供虚假或欺骗性信息
- 向保险公司或第三方管理员提交不准确的信息
- 篡改文件或伪造文件
- 长期迟到或旷工
主题10:办公室政策的潜在变化
牙科政策的更新有时是必要的。为了帮助员工理解这一点，在手册中加入一个章节，提及在不事先通知的情况下更改任何政策的权利。
主题#11:员工认证
您可能希望您的员工核实他们是否获得了强调牙科诊所政策和程序的手册或其他文件的副本，并了解他们的雇佣受这些资源中包含的条款的约束。考虑添加一个签名行，确认收到并理解文件。
牙科诊所政策和程序样本
现在您已经了解了牙科诊所手册中哪些主题是必不可少的，现在是时候用具体的例子来深入研究了。但是，请记住，虽然下面突出显示的模板和示例可以作为有价值的灵感，但它们不应该是您的唯一信息来源。毕竟，根据您的实践理念、文化和所提供的服务类型，策略可能会有很大的不同。
1.ADA创建和更新员工政策手册的实用指南
这个有价值的ADA资源有近100个牙科诊所政策样本，以及关键人力资源术语的定义，甚至牙科工作申请样本。它的模板格式提供了一种简单易懂的方法，可以简化制定关键政策和程序的过程。
Bryce Dorrough博士称赞了这一资源，解释说它“强调了拥有详细的员工手册的必要性，并使艰巨的任务变得非常易于管理。”
2.加州牙科协会雇员手册样本
该免费资源可在CDA的网站上下载，重点介绍与歧视、防止报复和其他一些敏感话题相关的政策。它是由律师开发的，希望提供详细的指导，同时也允许牙科诊所根据需要定制。
除了它的样本手册，CDA提供了各种其他资源，可以帮助制定和实施牙科办公室协议。例如，关联提供了一个简单的模板，其中包含指导修改您的实践政策．已经建立了人力资源政策的公司可能会受益于CDA的手册生成器，它像样本手册一样，是在律师的仔细指导下创建的。
3.新泽西牙科协会牙科办公室员工手册
另一个来自受人尊敬的协会的优秀资源，NJDA的样本手册参考了ADA和CDA提供的样本中包含的许多要点。这个样本深入研究了与公众友好互动的价值，强调了“坚持个人和职业道德的最高标准”的必要性。
NJDA的样本还强调了尽快回应当前或潜在患者询问的必要性，同时也解释了“牙科办公室工作人员的礼貌必须是规则。”其他感兴趣的领域包括安全措施和应急协议。
4.新英格兰家庭牙科公司
这不是一个模板，而是一个很好的详细示例牙科诊所手册．手册开头的使命声明和公司支柱是特别有趣的。该文件还概述了其一般目的，例如包括“关于员工在组织内的工作职能和责任的期望的参数和指导”。
最终的想法
没有什么可以替代彻底的牙科诊所政策和协议，这些政策和协议应该在每个员工都可以获得的手册或手册中详细定义。这一资源将促进更有凝聚力和更专业的实践，同时也提供了只有合规才能带来的安心。
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